La
administración del tiempo
Es
innegable que en muchas situaciones se habrá tomado su cabeza y habrá
dicho: -"No tengo tiempo para nada!", "No me alcanza el
tiempo!"..., "estoy en
llamas por las dos mil cosas que tengo que hacer"...
Lo
urgente en muchas ocasiones reemplaza a lo importante, cuando algo
requiere máxima atención, dudosamente nos detenemos a examinar sus porqués y saber las
causas; estamos encima y tenemos que resolverlo. Sin
embargo, un director o alguien que tenga en su trabajo la gestión de
personal, clientes, tareas y venda servicios, si no atiende de una forma
particular y dirigida el uso de su tiempo, llegará a atender solo
urgencias y no temas importantes, que, en definitiva, lo lleven hacia los
objetivos que pretende de la organización.
Los
hechos que nos llevan a desperdiciar nuestro tiempo son muchos, podemos
describir algunos para tenerlos en cuenta y empezar a definirlos como
parte de los que cada día, nos lo complican; éstos sospechosos son:
-
Visitantes
fuera de esquema
-
Falta
de un plan para delegar
-
Centralización
de las decisiones
-
Metas
contradictorias
-
Padres
que no tienen un horario para preguntar y vienen a cualquier hora
-
Falta
de descripción en cartelera o en algún lugar informativo, sobre quién esta a cargo
-
Falta
de descripción en cartelera de cuáles son los horarios y los
objetivos de la actividad
-
Charlas
con personal que tiene bajo nivel y con poca claridad de su tarea
-
Morosidad
-
Correspondencia
innecesaria o demasiado extensa
-
Falta
de planificación
-
Reuniones
de dirección para tratar temas menores
-
Asuntos
sin importancia
-
Falta
de una agenda de la organización con esquema de reuniones y trabajo
conjunto
-
Mucho
café
-
Llamadas
de teléfono fuera de las canchas
-
Muchas
idas al baño
Seguramente,
ha reconocido muchas, las cuales sabe que son enemigos naturales diarios,
que nos acompañan en nuestro quehacer. Estamos desperdiciando nuestro
tiempo. Si bien se puede enlistar una serie de datos que son particulares
a lo que Ud. considera es la lista de sus “enemigos de su tiempo”, hágalo
comprendiendo que puede empezar a atacar cada aspecto necesitando tiempo,
es decir, tiempo para tener tiempo después. Para ello algunas estrategias
que pueden servirle para adelantarse:
1.
Priorice. La lista de Ivy Lee.
Este consultor famoso hace algunas décadas recomendaba los siguientes
pasos para maximizar su tiempo:
-
Todas
las noches en papel haga un lista de las seis prioridades más
importantes que tenga que hacer el día de mañana
-
Todas
las mañanas, comience a trabajar sobre la primera prioridad, una vez
finalizada, siga con la próxima y así sucesivamente
-
Al
finalizar el día, rompa su lista y comience de nuevo
Poner
prioridades y hacer una lista donde nos podamos focalizar, nos ordena,
aunque no tiene mayor injerencia en la solución de los factores externos
como: empleados, padres, directivos, pero es una pieza utilizable para un
orden propio de acciones a realizar.
2.
Analice. Describa sus
actividades y deles una importancia. Este sistema ideado por Joseph
Trickett, analiza cada una de las tareas y les determina cuatro columnas
con valores: tareas muy importantes (hay que hacerlas), tareas importantes
(habría que hacerlas), no tan importantes pero necesarias, y tareas no
importantes.
Primeramente
se realiza una lista de actividades que realizo a cargo del club y/o de la
escuela de tenis. Cuáles corresponde a las que tiene una importancia para
los objetivos, cuáles son urgentes, cuáles puedo delegar y cuáles
pertenecen a un campo de relación.
Por
ejemplo: Winston Churchill sorprendía
a la mayoría de sus
colegas con aseveraciones sobre informaciones que algunos de los propios
directores a cargo no conocían, o no habían leído de sus propios
departamentos. Churchill, tenía una lista de prioridades que actuaba
durante todo el día donde el conocimiento de la información, era una de
las primeras. Tal era así, que siendo famoso, a media tarde se
tomaba un baño relajante de media hora en pleno palacio de gobierno; una
de sus dos secretarias, le leía los cables y los documentos durante el
mismo, sin parar. Era muy difícil tomarlo por sorpresa a Churchill, quien
hacía gala de un dominio de su tiempo, envidiable por la calidad y la
cantidad de información que tenía que procesar y las decisiones que este
tiempo implicaba.
A
la vez, todo plan de administración de tiempo requiere, dos conceptos que
indispensablemente recomiendo se tenga en cuenta: el tiempo para
relacionarse y el tiempo para promocionar mis servicios.
El primero, forma parte de este mundo de interrelación, que vendiendo
servicios, como nosotros hacemos en tenis, es necesario comprender y
priorizar; las relaciones interpersonales son a corto tiempo un tiempo difícil
de digerir, pero en el largo tiempo son una precisa y correcta inversión.
En
lo referente a la promoción, nuestro producto es el tenis, cual
comerciante o empresario, como la gente conocerá nuestro “producto
si no lo publicitamos”. Esto requiere tiempo. Tiempo para pensar;
para generar la idea; para diseñar un folleto; un nuevo programa; para
una reunión; para un nuevo emprendimiento.
3.
Lleve un libro o un diario de sus actividades. Comprender la
importancia de cada actividad, necesita evaluarse de forma concreta y
directa. Cómo saberlo si todo lo que hacemos no tiene un punto de
reconocimiento?. Desde donde lo recordaremos. Si lleva un libro o un diario
de sus actividades diarias, le será más sencillo evaluar su
comportamiento en la administración del tiempo y le permitirá conocer
que aspectos deberán ser mejorados. Esto requiere el tiempo de escribir,
son quince minutos al día que serán determinantes a la hora de hablar
sobre la calidad del tiempo en el futuro.
Lidiar
con el tiempo, requiere disciplina
y compromiso, es un intangible y su dominio parcial, es de por sí, un
fin a lograr para ser más concientes y eficientes en el logro de
resultados. A veces las cosas no se dan, no por intenciones, valores o
experiencia, sino por hacer todo junto y lo indispensable está delante
nuestro y no tuvimos el tiempo para verlo.
Hasta la próxima........
cuándo??
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